Hóa đơn Điện tử là gì? Hướng dẫn Chi tiết & Cập nhật Quy định 2025

Căn cứ pháp lý về hóa đơn điện tử

Hệ thống văn bản pháp luật về hóa đơn điện tử (HĐĐT) tại Việt Nam hiện nay được xây dựng trên nền tảng các quy định chủ yếu sau:

• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 (có hiệu lực từ 01/07/2020): Quy định nền tảng về việc sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh và xác định HĐĐT là phương thức chính thức trong giao dịch.
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/07/2022): Quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ, bao gồm việc quản lý, sử dụng và xử lý các vấn đề liên quan đến HĐĐT.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC (có hiệu lực từ 01/07/2022): Hướng dẫn thực hiện Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định cụ thể về định dạng HĐĐT, quy trình phát hành và quy tắc quản lý.
• Quyết định 1832/QĐ-BTC (ban hành ngày 16/09/2021): Quy định về việc triển khai ứng dụng HĐĐT tại các địa phương trên cả nước.

Các văn bản này thiết lập khung pháp lý toàn diện cho việc áp dụng HĐĐT tại Việt Nam, từ nguyên tắc chung đến hướng dẫn chi tiết về quy trình thực hiện.

Yêu cầu bắt buộc về mặt pháp lý khi sử dụng hóa đơn điện tử

Khi áp dụng HĐĐT, doanh nghiệp cần tuân thủ các yêu cầu pháp lý sau:

Nghĩa vụ đăng ký và thông báo:

• Đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế quản lý trực tiếp
• Thông báo phương thức sử dụng (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế)
• Báo cáo tình hình sử dụng HĐĐT theo định kỳ hoặc khi có yêu cầu

Yêu cầu về hệ thống công nghệ:

• Đảm bảo hệ thống đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định
• Sử dụng chữ ký số hợp pháp được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng
• Đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin theo quy định pháp luật

Chế tài xử phạt khi vi phạm:

• Phạt tiền từ 2-20 triệu đồng đối với hành vi không đăng ký sử dụng HĐĐT
• Phạt từ 4-8 triệu đồng đối với việc sử dụng HĐĐT không đúng quy định
• Phạt từ 10-20 triệu đồng đối với hành vi mua bán, cung cấp HĐĐT trái phép

Việc tuân thủ đầy đủ các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt mà còn đảm bảo tính pháp lý của các giao dịch thương mại.

Hóa đơn điện tử là gì?

Định nghĩa hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được định nghĩa chính thức như sau:

“Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khởi tạo bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”

Đi sâu vào định nghĩa này, ta có thể thấy:

• “Dạng dữ liệu điện tử” chỉ các thông tin được lưu trữ, xử lý, truyền tải và lưu trữ bằng phương tiện điện tử thay vì giấy truyền thống
• “Khởi tạo bằng phương tiện điện tử” nghĩa là hóa đơn được tạo lập từ các phần mềm, hệ thống thông tin kế toán hoặc hệ thống bán hàng
• “Thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ” bao gồm các dữ liệu bắt buộc như thông tin người mua, người bán, mặt hàng, giá cả, thuế

Khái niệm này tương đồng với định nghĩa “electronic invoice” quốc tế, với đặc điểm chung là tính số hóa, khả năng lưu trữ và trao đổi dữ liệu theo định dạng điện tử tiêu chuẩn.

Đặc điểm cơ bản của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử có những đặc điểm cơ bản sau:

• Tồn tại dưới dạng dữ liệu điện tử – không yêu cầu in ra giấy để có giá trị pháp lý, tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ
• Có chữ ký số/chứng thư số hợp pháp – chữ ký số thay thế cho chữ ký tay, con dấu truyền thống và xác thực người phát hành
• Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu – bất kỳ thay đổi nào trên hóa đơn điện tử đều được ghi nhận và không thể sửa đổi mà không để lại dấu vết
• Có khả năng truyền tải điện tử – có thể gửi/nhận qua mạng internet bằng email hoặc các kênh trao đổi dữ liệu khác
• Có khả năng xác thực nguồn gốc – thông qua mã hóa đơn hoặc mã của cơ quan thuế, người nhận có thể kiểm tra tính xác thực của hóa đơn
• Tuân thủ định dạng chuẩn – thông thường là định dạng XML theo quy định của Tổng cục Thuế
• Khả năng tích hợp với hệ thống khác – dễ dàng kết nối với phần mềm kế toán, bán hàng và hệ thống quản lý doanh nghiệp

Phân loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi người bán gửi cho người mua. Mã này đảm bảo hóa đơn đã được cơ quan thuế chấp nhận và ghi nhận trong hệ thống.

Đối tượng phải sử dụng:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có rủi ro cao về thuế
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo quy định của Chính phủ

Quy trình cấp mã:

1. Doanh nghiệp lập hóa đơn qua phần mềm
2. Gửi dữ liệu hóa đơn đến cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế
3. Hệ thống thuế kiểm tra, cấp mã và trả về doanh nghiệp
4. Doanh nghiệp gửi hóa đơn đã có mã cho khách hàng

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử không có mã là loại hóa đơn do người bán tự khởi tạo, ký số và phát hành mà không cần cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi gửi cho người mua.

Đối tượng được phép sử dụng:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuộc trường hợp rủi ro thấp về thuế
• Doanh nghiệp trong các lĩnh vực: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, vận tải, tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử…
• Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đáp ứng tiêu chí về doanh thu, vốn, số lượng lao động

Các loại hóa đơn điện tử khác

Ngoài hai loại hóa đơn chính, pháp luật còn quy định một số loại hóa đơn điện tử đặc thù:

• Hóa đơn điện tử bán hàng tự động: được khởi tạo từ máy bán hàng tự động khi bán hàng hóa, dịch vụ
• Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (GTGT): sử dụng cho các giao dịch có tính thuế GTGT, thay thế cho hóa đơn GTGT giấy truyền thống
• Hóa đơn điện tử bán hàng: sử dụng cho các đối tượng không chịu thuế GTGT hoặc được miễn thuế GTGT
• Biên lai điện tử: sử dụng khi thu các khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước
• Hóa đơn điện tử dùng cho máy tính tiền: dành cho các đơn vị bán lẻ, siêu thị, cửa hàng có sử dụng máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế

Sự khác biệt giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy truyền thống

Điều kiện để được công nhận hóa đơn điện tử

Điều kiện về chủ thể sử dụng hóa đơn điện tử

Để sử dụng hóa đơn điện tử hợp pháp, các chủ thể cần đáp ứng những điều kiện sau:

Đối với doanh nghiệp/tổ chức:

• Đã đăng ký mã số thuế và được cấp mã số thuế hợp lệ
• Có địa chỉ giao dịch cụ thể, rõ ràng
• Có chữ ký số hợp pháp từ nhà cung cấp được cấp phép
• Có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ, quản lý hóa đơn điện tử

Đối với cá nhân kinh doanh:

• Đã đăng ký và được cấp mã số thuế
• Có chữ ký số cá nhân hợp pháp hoặc sử dụng dịch vụ HĐĐT có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ
• Có thiết bị công nghệ để thực hiện giao dịch HĐĐT (máy tính, điện thoại thông minh, internet)

Điều kiện về chữ ký điện tử và xác thực hóa đơn

Chữ ký số là yếu tố then chốt đảm bảo tính pháp lý của HĐĐT:

Yêu cầu về chữ ký số/chứng thư số:

• Phải được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được cấp phép
• Chứng thư số phải còn hiệu lực tại thời điểm ký
• Chữ ký số phải thuộc về đơn vị phát hành hóa đơn

Quy định về đơn vị cung cấp chữ ký số:

• Phải là các tổ chức được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép hoạt động
• Các nhà cung cấp phổ biến: VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA, BKAV-CA,…
• Chữ ký số do tổ chức nước ngoài cấp phải được công nhận theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên

Phân biệt hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện hóa đơn điện tử

Định nghĩa:

• Hóa đơn điện tử gốc: Là tệp dữ liệu điện tử định dạng XML chứa toàn bộ nội dung hóa đơn, được ký số bởi người bán, có giá trị pháp lý đầy đủ.
• Bản thể hiện hóa đơn điện tử: Là bản hiển thị của HĐĐT theo định dạng có thể đọc được (PDF, JPG, PNG…) hoặc bản in ra giấy từ dữ liệu HĐĐT gốc.

So sánh tính pháp lý:

Cách nhận biết và truy xuất hóa đơn gốc:

• HĐĐT gốc có đuôi file là .xml
• Có thể truy xuất từ hệ thống của người bán hoặc cổng thông tin của Tổng cục Thuế
• Khi mở bằng trình duyệt sẽ hiển thị dưới dạng cây dữ liệu có cấu trúc

Thủ tục đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử

Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Chuẩn bị hồ sơ đăng ký:

• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/TB-PHĐT)
• Quyết định về việc sử dụng hóa đơn điện tử
• Chứng từ chứng minh đã mua phần mềm HĐĐT hoặc hợp đồng với tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT

Quy trình đăng ký trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế:

1. Đăng nhập hệ thống:
   • Truy cập website Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn)
   • Đăng nhập bằng mã số thuế và mật khẩu
2. Lập thông báo sử dụng HĐĐT:
   • Chọn mục “Đăng ký sử dụng HĐĐT”
   • Chọn loại HĐĐT (có mã hoặc không có mã)
   • Nhập thông tin về đơn vị, người đại diện, nhà cung cấp giải pháp
3. Ký số và gửi:
   • Kiểm tra lại thông tin
   • Ký số bằng chữ ký số của doanh nghiệp
   • Gửi hồ sơ đăng ký

Thời gian xử lý và nhận phản hồi:

• Thông thường trong vòng 1-3 ngày làm việc
• Kết quả sẽ được gửi qua cổng thông tin thuế điện tử
• Sau khi được chấp nhận, doanh nghiệp có thể bắt đầu phát hành HĐĐT

Các bước khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử

Lập hóa đơn điện tử

Quy trình lập HĐĐT:

1. Đăng nhập vào phần mềm HĐĐT:
   • Mở phần mềm HĐĐT đã đăng ký
   • Đăng nhập bằng tài khoản được cấp
2. Nhập thông tin hóa đơn:
   • Chọn mẫu hóa đơn phù hợp (GTGT, bán hàng,..)
   • Nhập thông tin người mua (tên, địa chỉ, MST)
   • Nhập thông tin hàng hóa/dịch vụ (tên, số lượng, đơn giá)
   • Kiểm tra thuế suất và tiền thuế
   • Kiểm tra tổng tiền thanh toán
3. Kiểm tra thông tin trước khi phát hành:
   • Xem trước hóa đơn
   • Kiểm tra lỗi chính tả, sai sót
   • Đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác
4. Tạo file hóa đơn định dạng XML:
   • Hệ thống tự động tạo file XML
   • Đảm bảo file tuân thủ định dạng chuẩn của Tổng cục Thuế

Ký số và gửi hóa đơn cho người mua

Cách thức ký số vào hóa đơn:

1. Chuẩn bị thiết bị token chứa chữ ký số
2. Cắm token vào máy tính, nhập mã PIN
3. Trong phần mềm HĐĐT, chọn chức năng “Ký số”
4. Phần mềm sẽ tự động áp dụng chữ ký số vào file XML

Các phương thức gửi hóa đơn:

• Email: Gửi file XML (HĐĐT gốc) và PDF (bản thể hiện) qua email
• Tin nhắn: Gửi link tải hóa đơn qua SMS
• Ứng dụng: Chia sẻ thông qua ứng dụng được kết nối
• Cổng thông tin: Người mua có thể đăng nhập vào hệ thống để xem và tải hóa đơn

Xác nhận gửi thành công:

• Nhận thông báo đã gửi thành công từ hệ thống
• Lưu lại bằng chứng gửi hóa đơn (log hệ thống, xác nhận email)
• Có thể yêu cầu người mua xác nhận đã nhận hóa đơn

Đăng ký cấp mã với cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã)

Quy trình gửi thông tin để cấp mã:

1. Sau khi lập hóa đơn, hệ thống tự động kết nối với cổng thông tin của Tổng cục Thuế
2. Gửi dữ liệu hóa đơn dạng XML lên hệ thống thuế
3. Hệ thống thuế kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu
4. Nếu dữ liệu hợp lệ, hệ thống thuế sẽ cấp mã cho hóa đơn

Thời gian chờ và nhận mã:

• Thông thường chỉ vài giây đến vài phút
• Trường hợp tắc nghẽn có thể kéo dài hơn nhưng không quá 24 giờ
• Sau khi có mã, hóa đơn mới được gửi cho người mua

Yêu cầu về lưu trữ và bảo quản hóa đơn điện tử

Thời gian lưu trữ theo quy định:

• Tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán và quy định về hóa đơn
• Đối với những trường hợp đặc biệt (tranh chấp, kiểm toán), thời gian lưu trữ có thể kéo dài hơn

Phương thức lưu trữ đảm bảo an toàn:

• Lưu trữ trên hệ thống máy chủ nội bộ của doanh nghiệp
• Sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây có tính bảo mật cao
• Lưu trữ cả hóa đơn gốc (XML) và bản thể hiện (PDF)
• Đảm bảo an toàn dữ liệu: mã hóa, phân quyền truy cập

Biện pháp sao lưu và phục hồi dữ liệu:

• Thực hiện sao lưu định kỳ (hàng ngày/tuần/tháng)
• Lưu trữ bản sao ở nhiều vị trí vật lý khác nhau
• Kiểm tra khả năng phục hồi dữ liệu định kỳ
• Thiết lập quy trình xử lý sự cố mất dữ liệu

Xử lý các tình huống phổ biến với hóa đơn điện tử

Thủ tục hủy hóa đơn điện tử

Thủ tục hủy hóa đơn với cơ quan thuế:

1. Lập Thông báo hủy hóa đơn (Mẫu số 04/TB-HĐĐT)
2. Ký số vào thông báo hủy
3. Gửi thông báo đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử
4. Thông báo cho người mua về việc hủy hóa đơn (nếu đã gửi hóa đơn)

Thời hạn thực hiện việc hủy:

• Trong thời hạn 24 giờ kể từ khi phát hiện sai sót
• Trường hợp đặc biệt: không quá 10 ngày kể từ khi phát hiện sai sót

Quy trình điều chỉnh hóa đơn điện tử

Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế:

1. Đối với sai sót về giá trị: lập hóa đơn điều chỉnh tăng/giảm
2. Đối với sai sót về thông tin người mua/bán: lập hóa đơn thay thế
3. Trong hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ nội dung, lý do điều chỉnh và số hóa đơn bị điều chỉnh

Thông báo với cơ quan thuế:

• Đối với HĐĐT có mã: hệ thống tự động cập nhật khi lập hóa đơn điều chỉnh
• Đối với HĐĐT không có mã: gửi thông báo điều chỉnh (Mẫu số 04/TB-HĐĐT)

Lưu trữ hóa đơn điều chỉnh:

• Lưu trữ cả hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh
• Đảm bảo tính liên kết giữa các hóa đơn
• Lưu giữ thông báo điều chỉnh hóa đơn

Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử

Lợi ích đối với doanh nghiệp

• Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ: Giảm 50-70% chi phí so với hóa đơn giấy truyền thống, không cần không gian lưu trữ vật lý
• Giảm thiểu sai sót trong quá trình xuất hóa đơn: Hệ thống tự động tính toán, kiểm tra thông tin, giảm lỗi do con người
• Nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát: Dễ dàng tìm kiếm, thống kê, báo cáo doanh thu, thuế
• Rút ngắn thời gian xử lý: Quy trình phát hành, gửi nhận hóa đơn chỉ trong vài phút thay vì vài ngày
• Tích hợp với hệ thống quản trị: Kết nối dữ liệu với phần mềm kế toán, ERP, giảm thao tác nhập liệu thủ công
• Tăng tính chuyên nghiệp: Nâng cao hình ảnh doanh nghiệp với đối tác, khách hàng thông qua việc ứng dụng công nghệ hiện đại
• Đảm bảo an toàn, bảo mật: Hóa đơn điện tử khó bị làm giả, mất mát hơn so với hóa đơn giấy

Lợi ích đối với cơ quan quản lý nhà nước

• Tăng cường kiểm soát thuế: Dữ liệu hóa đơn được cập nhật theo thời gian thực, giúp cơ quan thuế giám sát tốt hơn
• Giảm gian lận thương mại: Khó khăn hơn trong việc sử dụng hóa đơn giả, trốn thuế
• Đơn giản hóa quy trình kiểm tra: Có thể thực hiện kiểm tra từ xa, không cần tiếp cận trực tiếp hồ sơ giấy
• Hiện đại hóa nền hành chính: Phù hợp với xu hướng chuyển đổi số của nền kinh tế
• Tiết kiệm nguồn lực xã hội: Giảm chi phí giấy, mực in, vận chuyển, lưu trữ, góp phần bảo vệ môi trường
• Cải thiện môi trường kinh doanh: Tạo thuận lợi cho doanh nghiệp, nâng cao vị thế quốc gia trong các bảng xếp hạng về môi trường kinh doanh
• Chuẩn hóa dữ liệu thuế: Tạo cơ sở dữ liệu thuế thống nhất, chính xác phục vụ công tác hoạch định chính sách

Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT

• Tính hợp pháp: Nhà cung cấp phải được Tổng cục Thuế công nhận là tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT đủ điều kiện
• Độ tin cậy và uy tín: Kinh nghiệm cung cấp dịch vụ, danh tiếng trên thị trường, số lượng khách hàng
• Khả năng tích hợp với hệ thống hiện có: Khả năng kết nối với phần mềm kế toán, ERP của doanh nghiệp
• Tính ổn định của hệ thống: Độ ổn định hệ thống, thời gian hoạt động (uptime), phương án dự phòng
• Tính bảo mật: Cơ chế bảo vệ dữ liệu, tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế
• Chất lượng dịch vụ hỗ trợ: Hỗ trợ 24/7, đa kênh (điện thoại, email, chat)
• Chi phí dịch vụ: Giá cả cạnh tranh, phù hợp với quy mô doanh nghiệp
• Khả năng mở rộng: Đáp ứng nhu cầu tăng trưởng của doanh nghiệp trong tương lai

Các nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT uy tín tại Việt Nam

VNPT Invoice

• Website: https://invoice.vnpt.vn
• Ưu điểm: Hệ thống ổn định, nhiều gói dịch vụ phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp, được cung cấp bởi tập đoàn viễn thông hàng đầu Việt Nam

Viettel Invoice

• Website: https://viettel-invoice.vn
• Ưu điểm: Mạng lưới hỗ trợ rộng khắp, hệ thống bảo mật cao, nhiều tính năng tích hợp với các giải pháp quản trị doanh nghiệp

FPT.eInvoice

• Website: https://einvoice.fpt.com.vn
• Ưu điểm: Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, tích hợp tốt với các phần mềm kế toán phổ biến, có nhiều tính năng phân tích báo cáo

MISA meInvoice

• Website: https://meinvoice.misa.vn
• Ưu điểm: Tích hợp tốt với phần mềm kế toán MISA, giao diện đơn giản, chi phí cạnh tranh

EFY Vietnam

• Website: https://efy.com.vn
• Ưu điểm: Phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, chi phí hợp lý, tích hợp được nhiều ngôn ngữ

BKAV eInvoice

• Website: https://einvoice.bkav.com.vn
• Ưu điểm: Bảo mật cao, đơn giản hóa việc tích hợp với các phần mềm, hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp

Chi phí triển khai và duy trì hệ thống hóa đơn điện tử

Các loại chi phí phổ biến: