Bạn vừa thành lập doanh nghiệp và đang tìm hiểu về quy trình đăng ký bảo hiểm xã hội? Việc đăng ký BHXH lần đầu không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn quyết định đến quyền lợi của người lao động và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Theo quy định mới nhất năm 2025, mọi doanh nghiệp có sử dụng lao động đều phải đăng ký tham gia BHXH trong vòng 30 ngày kể từ ngày thành lập. Việc tuân thủ quy định này giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý và xây dựng niềm tin với nhân viên.
Hãy cùng Indochina Link Việt Nam tìm hiểu chi tiết quy trình đăng ký BHXH lần đầu để doanh nghiệp của bạn hoạt động đúng quy định và hiệu quả nhất.
Bài viết được cập nhật dựa trên các quy định hiện hành. Các thông tin cho năm 2025 sẽ được điều chỉnh ngay khi Luật BHXH (sửa đổi) và các văn bản hướng dẫn cải cách tiền lương được chính thức ban hành.
Đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc
Luật BHXH 2024 (có hiệu lực từ 1.7.2025) quy định rõ ràng các đối tượng bắt buộc tham gia BHXH. Mọi doanh nghiệp hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam đều phải nắm vững quy định này để đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Tính bắt buộc của việc tham gia BHXH không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn thể hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp. Việc đăng ký BHXH đúng hạn, đầy đủ sẽ tạo dựng niềm tin với người lao động và góp phần phát triển hệ thống an sinh xã hội.
Doanh nghiệp thuộc diện bắt buộc tham gia BHXH
Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Luật Hợp tác xã 2012, các loại hình doanh nghiệp sau đây bắt buộc tham gia BHXH:
- Công ty trách nhiệm hữu hạn (một thành viên, hai thành viên trở lên)
- Công ty cổ phần có sử dụng lao động theo hợp đồng
- Công ty hợp danh với người lao động được thuê mướn
- Doanh nghiệp tư nhân có ký hợp đồng lao động
- Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã sử dụng lao động
- Hộ kinh doanh cá thể có thuê mướn từ 10 người lao động trở lên
- Đơn vị sự nghiệp có tư cách pháp nhân
Đặc biệt, ngay cả hộ kinh doanh cá thể chỉ thuê mướn dưới 10 người lao động cũng có thể tự nguyện tham gia BHXH để đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Người lao động bắt buộc tham gia BHXH
Việc xác định đối tượng người lao động bắt buộc tham gia BHXH phụ thuộc vào loại hợp đồng lao động và thời gian làm việc:
- Người lao động ký hợp đồng không xác định thời hạn – bắt buộc tham gia BHXH từ ngày đầu tiên làm việc
- Người lao động ký hợp đồng xác định thời hạn từ 3 tháng trở lên – tham gia BHXH theo quy định bắt buộc
- Người quản lý doanh nghiệp được trả lương – thuộc diện bắt buộc tham gia
- Lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam từ 3 tháng trở lên
Người lao động thử việc dưới 30 ngày và làm việc theo hợp đồng dưới 3 tháng có thể tự nguyện tham gia BHXH. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chọn đăng ký cho cả nhóm này để đảm bảo quyền lợi toàn diện.
Lao động nước ngoài phải có giấy phép lao động hợp lệ và hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên mới thuộc diện bắt buộc tham gia BHXH theo quy định hiện hành.
Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp
Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu bao gồm hai nhóm chính: hồ sơ của doanh nghiệp và hồ sơ của người lao động. Tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ quyết định đến tốc độ xử lý và tránh được những sai sót không cần thiết.
Chuẩn bị hồ sơ đúng quy định từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình đăng ký. Mọi giấy tờ phải được chuẩn bị theo đúng mẫu biểu quy định và đảm bảo tính pháp lý.
Hồ sơ cơ bản của doanh nghiệp đăng ký BHXH lần đầu bao gồm:
- Tờ khai đăng ký đơn vị tham gia BHXH (mẫu TK3-TS) – được điền đầy đủ thông tin và có chữ ký, đóng dấu của người đại diện pháp lý
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp – có chứng thực hoặc đối chiếu với bản chính
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thuế – thể hiện mã số thuế của doanh nghiệp
- Quyết định bổ nhiệm người đại diện pháp lý (nếu có)
Mẫu TK3-TS phải được điền chính xác thông tin về tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế, ngành nghề kinh doanh chính. Đặc biệt chú ý điền đúng địa chỉ nơi doanh nghiệp thực tế hoạt động để đảm bảo liên lạc thuận tiện.
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phải còn hiệu lực và không có thay đổi, bổ sung nào chưa được cập nhật. Nếu doanh nghiệp vừa thay đổi thông tin, cần sử dụng giấy chứng nhận mới nhất.
Hồ sơ đăng ký BHXH cho người lao động bao gồm:
- Danh sách lao động tham gia BHXH (mẫu D02-TS) – ghi đầy đủ họ tên, CCCD, mức lương, ngày bắt đầu làm việc
- Tờ khai tham gia BHXH (mẫu TK1-TS) – cho từng người lao động
- Bản sao CCCD hoặc CMND của người lao động
- Bản sao hợp đồng lao động – thể hiện rõ thời hạn, mức lương, công việc
Danh sách lao động D02-TS phải được lập theo đúng thứ tự và ghi chú đầy đủ thông tin cá nhân. Mức lương ghi trong danh sách phải phù hợp với hợp đồng lao động và không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.
Tờ khai TK1-TS phải có chữ ký của người lao động xác nhận thông tin cá nhân. Trường hợp người lao động đã có sổ BHXH, cần nộp thêm bản sao sổ BHXH để cập nhật thông tin.
Hồ sơ đăng ký BHXH phải đáp ứng các yêu cầu về hình thức và tính pháp lý sau:
- Bản chính: Tờ khai TK3-TS, TK1-TS, danh sách D02-TS phải là bản chính có chữ ký và đóng dấu
- Bản sao có chứng thực: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, CCCD người lao động
- Bản sao đối chiếu: Có thể sử dụng bản sao đối chiếu với bản chính tại cơ quan BHXH
- Chữ ký số: Khi nộp hồ sơ trực tuyến, cần sử dụng chữ ký số hợp lệ
Giấy tờ phải trong thời hạn hiệu lực và không có tẩy xóa, sửa chữa. Nếu có sửa chữa, phải có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Đối với hồ sơ nộp trực tuyến, cần scan tài liệu với chất lượng rõ nét, đủ sáng và đảm bảo đọc được toàn bộ thông tin trên giấy tờ.
Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu
Quy trình đăng ký BHXH lần đầu bao gồm hai giai đoạn chính: xin cấp mã số đơn vị tham gia BHXH và đăng ký tham gia BHXH cho người lao động. Mỗi giai đoạn có thủ tục riêng biệt nhưng liên quan chặt chẽ với nhau.
Doanh nghiệp cần thực hiện đúng thứ tự các bước để đảm bảo quy trình diễn ra thuận lợi. Thời gian hoàn thành toàn bộ quy trình thường từ 3-5 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ là BHXH cấp huyện/quận nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh. Trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ tại BHXH cấp tỉnh.
Xin cấp mã số đơn vị tham gia BHXH
Bước đầu tiên trong quy trình đăng ký BHXH là xin cấp mã số đơn vị:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
- Điền đầy đủ tờ khai TK3-TS
- Chuẩn bị bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Ký tên, đóng dấu các tài liệu cần thiết
Bước 2: Nộp hồ sơ
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại BHXH cấp huyện/quận
- Hoặc nộp qua hệ thống trực tuyến tại dichvucong.gov.vn
- Nhận biên lai tiếp nhận hồ sơ
Bước 3: Theo dõi và nhận kết quả
- Thời gian xử lý: 1-2 ngày làm việc
- Nhận thông báo mã số đơn vị tham gia BHXH
- Kiểm tra thông tin trên thông báo trước khi sử dụng
Mã số đơn vị BHXH được cấp duy nhất cho mỗi doanh nghiệp và sử dụng trong suốt quá trình hoạt động. Doanh nghiệp cần lưu giữ cẩn thận mã số này để sử dụng cho các giao dịch sau này.
Đăng ký tham gia BHXH cho người lao động
Sau khi có mã số đơn vị, doanh nghiệp tiến hành đăng ký BHXH cho người lao động:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ người lao động
- Điền danh sách lao động D02-TS
- Chuẩn bị tờ khai TK1-TS cho từng người
- Thu thập CCCD và hợp đồng lao động
Bước 2: Nộp hồ sơ báo tăng
- Nộp hồ sơ trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng
- Có thể nộp trực tiếp hoặc trực tuyến
- Nhận biên lai và số thứ tự theo dõi
Bước 3: Nhận sổ BHXH và thẻ BHYT
- Thời gian xử lý: 5-7 ngày làm việc
- Nhận sổ BHXH cho từng người lao động
- Nhận thẻ BHYT (nếu đăng ký đồng thời)
| Loại kết quả | Thời gian nhận | Ghi chú |
| Sổ BHXH | 5-7 ngày | Tại cơ quan BHXH |
| Thẻ BHYT | 7-10 ngày | Gửi qua đường bưu điện |
| Xác nhận điện tử | 1-2 ngày | Qua hệ thống trực tuyến |
Doanh nghiệp có trách nhiệm trao sổ BHXH và thẻ BHYT cho người lao động trong vòng 7 ngày kể từ ngày nhận. Đồng thời, cần hướng dẫn người lao động cách sử dụng và bảo quản các giấy tờ này.
Các hình thức nộp hồ sơ BHXH
Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong bốn hình thức nộp hồ sơ BHXH:
Nộp hồ sơ trực tiếp
- Ưu điểm: Được hỗ trợ trực tiếp, giải đáp thắc mắc ngay
- Nhược điểm: Mất thời gian di chuyển, có thể phải chờ đợi
- Phù hợp: Doanh nghiệp mới, hồ sơ phức tạp
Nộp hồ sơ qua bưu điện
- Ưu điểm: Tiết kiệm thời gian, không cần di chuyển
- Nhược điểm: Có thể mất mát, chậm trễ
- Phù hợp: Doanh nghiệp có kinh nghiệm, hồ sơ đơn giản
Nộp hồ sơ trực tuyến
- Ưu điểm: Nhanh chóng, tiện lợi, theo dõi được tiến độ
- Nhược điểm: Cần chữ ký số, kỹ năng sử dụng công nghệ
- Phù hợp: Doanh nghiệp hiện đại, quen với công nghệ
Hình thức nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia (dichvucong.gov.vn) đang được khuyến khích sử dụng. Doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản và có chữ ký số hợp lệ để sử dụng dịch vụ này.
Mức đóng và tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội
Nghĩa vụ đóng BHXH là trách nhiệm quan trọng của mọi doanh nghiệp có sử dụng lao động. Việc đóng đúng mức, đúng tỷ lệ và đúng thời hạn không chỉ đảm bảo quyền lợi cho người lao động mà còn tránh được các hình thức xử phạt vi phạm hành chính.
Mức đóng BHXH được tính dựa trên mức lương làm căn cứ đóng và tỷ lệ phần trăm quy định. Tỷ lệ này được phân chia rõ ràng giữa người sử dụng lao động và người lao động.
Căn cứ pháp lý cho việc quy định mức đóng và tỷ lệ đóng BHXH là Nghị định 115/2015/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi các nghị định sau này và các thông tư hướng dẫn của Bộ LĐ-TB&XH.
Căn cứ đóng BHXH, BHYT, BHTN
Mức lương làm căn cứ đóng BHXH được xác định theo các quy định sau:
- Lương cơ bản – theo hợp đồng lao động hoặc quy chế trả lương
- Phụ cấp thâm niên – tính theo thời gian công tác liên tục
- Phụ cấp chức vụ – đối với cán bộ quản lý, điều hành
- Phụ cấp nghề – đối với các nghề đặc thù, khó khăn
- Phụ cấp trách nhiệm – theo vị trí công việc cụ thể
Một số khoản không tính vào căn cứ đóng BHXH:
- Tiền thưởng (trừ thưởng thường xuyên hàng tháng)
- Phụ cấp ăn trưa, đi lại
- Phụ cấp điện thoại, xăng xe
- Tiền làm thêm giờ
Mức lương tối thiểu để đóng BHXH không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng hiện hành. Mức lương tối đa làm căn cứ đóng BHXH, BHYT: Bằng 20 lần mức lương cơ sở. Theo Nghị định 73/2024 của Chính phủ, mức lương cơ sở hiện hành là 2,34 triệu đồng/tháng, nên trần tiền lương đóng BHXH, BHYT hiện nay khoảng 46,8 triệu đồng/tháng
Đối với người quản lý doanh nghiệp, mức lương đóng BHXH có thể thỏa thuận nhưng không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng và phải thể hiện trong hợp đồng lao động hoặc quyết định bổ nhiệm.
Tỷ lệ đóng BHXH bắt buộc năm 2025
Tỷ lệ đóng BHXH, BHYT, BHTN năm 2025 được quy định như sau:
Bảo hiểm xã hội (BHXH)
- Người sử dụng lao động: 17.5%
- Người lao động: 8%
- Tổng cộng: 25.5%
Bảo hiểm y tế (BHYT)
- Người sử dụng lao động: 3%
- Người lao động: 1.5%
- Tổng cộng: 4.5%
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)
- Người sử dụng lao động: 1%
- Người lao động: 1%
- Tổng cộng: 2%
| Loại bảo hiểm | Người sử dụng lao động | Người lao động | Tổng cộng |
| BHXH |
17.5% |
8% |
25.5% |
| BHYT |
3% |
1.5% |
4.5% |
| BHTN |
1% |
1% |
2% |
| Tổng |
21.5% |
10.5% |
32% |
Tỷ lệ này áp dụng cho tất cả doanh nghiệp trên toàn quốc. Riêng đối với doanh nghiệp có điều kiện lao động khó khăn, độc hại, có thể được áp dụng tỷ lệ đóng BHXH cao hơn.
Thời gian, phương thức đóng BHXH
Thời hạn đóng BHXH được quy định cụ thể:
Thời hạn đóng hàng tháng
- Chậm nhất ngày 20 của tháng sau
- Ví dụ: BHXH tháng 1 phải đóng trước ngày 20/2
Các trường hợp đóng đặc biệt
- Đóng 3 tháng một lần: với sự chấp thuận của cơ quan BHXH
- Đóng 6 tháng một lần: đối với doanh nghiệp vùng sâu, vùng xa
- Đóng trước: doanh nghiệp có thể đóng trước thời hạn quy định
Phương thức đóng BHXH
- Chuyển khoản qua ngân hàng (khuyến khích)
- Nộp tiền mặt tại Kho bạc Nhà nước
- Đóng qua Internet Banking
- Sử dụng dịch vụ thu của ngân hàng
Trường hợp đóng chậm, doanh nghiệp phải chịu lãi suất chậm đóng 0.05%/ngày tính từ ngày đến hạn đóng. Thời gian tính lãi bao gồm cả ngày nghỉ, ngày lễ.
Khi có thay đổi về lương hoặc số lượng lao động, doanh nghiệp cần điều chỉnh mức đóng BHXH trong kỳ đóng tiếp theo. Việc truy thu hoặc hoàn trả sẽ được thực hiện theo quy định.
Lưu ý doanh nghiệp cần biết khi đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu
Việc đăng ký BHXH lần đầu đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm vững nhiều quy định pháp lý phức tạp. Tuân thủ đúng quy định không chỉ tránh được rủi ro pháp lý mà còn thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp với xã hội.
Trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp bao gồm việc đăng ký đúng hạn, đóng đầy đủ và cung cấp thông tin chính xác. Mọi vi phạm đều có thể dẫn đến hình thức xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.
Lợi ích của việc đăng ký BHXH đúng quy định rất lớn: tạo niềm tin với nhân viên, tránh rủi ro pháp lý, được hưởng các ưu đãi về thuế và góp phần xây dựng hình ảnh doanh nghiệp có trách nhiệm.
Thời hạn đăng ký và trách nhiệm pháp lý
Các mốc thời gian quan trọng mà doanh nghiệp cần tuân thủ:
- 30 ngày – kể từ ngày thành lập doanh nghiệp phải đăng ký tham gia BHXH
- 30 ngày – kể từ ngày ký hợp đồng lao động phải báo tăng cho người lao động
- 7 ngày – kể từ ngày nhận được sổ BHXH, thẻ BHYT phải trao cho người lao động
- 10 ngày – kể từ ngày có thay đổi thông tin phải báo với cơ quan BHXH
Trách nhiệm truy nộp BHXH Khi đăng ký chậm, doanh nghiệp phải:
- Truy nộp BHXH từ thời điểm đáng lẽ phải đăng ký
- Nộp lãi chậm đóng 0.05%/ngày
- Chịu xử phạt vi phạm hành chính theo quy định
Hình thức xử phạt vi phạm hành chính
- Phạt tiền từ 5-10 triệu đồng đối với doanh nghiệp không đăng ký BHXH
- Phạt từ 2-5 triệu đồng đối với việc đăng ký chậm
- Phạt từ 1-3 triệu đồng đối với việc không trao sổ BHXH cho người lao động
Cảnh báo: Việc trốn đóng BHXH có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu số tiền lớn và có tính chất cố ý.
Các thủ tục khi thông tin đơn vị có thay đổi
Khi có thay đổi thông tin, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình:
Thay đổi thông tin doanh nghiệp
- Thay đổi tên: Nộp hồ sơ trong 10 ngày từ khi được cấp giấy chứng nhận mới
- Thay đổi địa chỉ: Cập nhật thông tin và chuyển hồ sơ nếu thay đổi địa bàn
- Thay đổi người đại diện: Nộp quyết định bổ nhiệm mới
Chuyển mã số BHXH khi chuyển địa bàn
- Làm thủ tục chuyển hồ sơ từ BHXH cũ sang BHXH mới
- Thời gian xử lý: 5-7 ngày làm việc
- Mã số BHXH vẫn giữ nguyên, chỉ thay đổi cơ quan quản lý
Tách, hợp nhất, sáp nhập doanh nghiệp
- Tách: Doanh nghiệp mới phải đăng ký mã số BHXH riêng
- Hợp nhất: Sử dụng mã số của doanh nghiệp được hợp nhất
- Sáp nhập: Chuyển toàn bộ hồ sơ sang doanh nghiệp nhận sáp nhập
Biểu mẫu chính cần sử dụng:
- Mẫu TK4-TS: Thay đổi thông tin đơn vị
- Mẫu TK5-TS: Chuyển đổi đơn vị
- Mẫu TK6-TS: Tạm ngừng hoạt động
Quản lý hồ sơ, chứng từ BHXH
Quản lý hồ sơ BHXH đòi hỏi doanh nghiệp phải có hệ thống và quy trình rõ ràng:
Quy định về lưu trữ hồ sơ
- Lưu trữ hồ sơ gốc ít nhất 75 năm
- Sao lưu điện tử để phòng mất mát, hư hỏng
- Sắp xếp theo thứ tự thời gian, dễ tra cứu
- Bảo mật thông tin cá nhân của người lao động
Theo dõi biến động lao động
- Lập sổ theo dõi tăng, giảm lao động
- Cập nhật thông tin khi có thay đổi lương
- Báo cáo định kỳ với cơ quan BHXH
- Đối chiếu số liệu với báo cáo thuế
Quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT
- Trao sổ BHXH cho người lao động trong 7 ngày
- Hướng dẫn cách sử dụng và bảo quản
- Hỗ trợ làm lại khi mất, hư hỏng
- Theo dõi thời hạn sử dụng thẻ BHYT
Sổ quản lý đóng BHXH
- Ghi chép đầy đủ các kỳ đóng BHXH
- Lưu giữ biên lai đóng BHXH
- Đối chiếu với sổ kế toán
- Chuẩn bị cho các cuộc thanh tra, kiểm tra
Sai sót thường gặp và cách phòng tránh
Doanh nghiệp mới thường mắc các lỗi sau khi đăng ký BHXH:
Lỗi về hồ sơ, thủ tục
- Điền thiếu, sai thông tin trên mẫu biểu
- Không đóng dấu, ký tên đầy đủ
- Sử dụng mẫu biểu cũ, không còn hiệu lực
- Nộp hồ sơ không đúng thời hạn
Lỗi về thông tin người lao động
- Ghi sai họ tên, ngày sinh
- Nhầm lẫn số CCCD, CMND
- Kê khai sai mức lương đóng BHXH
- Không cập nhật khi thay đổi thông tin
Lỗi về mức lương đóng BHXH
- Đóng BHXH với mức lương thấp hơn thực tế
- Không tính đúng các khoản phụ cấp
- Không điều chỉnh khi tăng lương
- Nhầm lẫn giữa lương gross và lương net
Cách phòng tránh các sai sót
- Kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp hồ sơ
- Sử dụng mẫu biểu mới nhất từ cơ quan BHXH
- Đối chiếu thông tin với hợp đồng lao động
- Đào tạo nhân viên phụ trách về quy định BHXH
