Mã số thuế (MST) nhà thầu là một yêu cầu quan trọng đối với các tổ chức, cá nhân nước ngoài hoặc bên Việt Nam có liên quan đến hoạt động kinh doanh chịu thuế tại Việt Nam. Việc đăng ký MST giúp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tránh các hình phạt không đáng có.

Hiện nay, có hai phương thức chính để đăng ký MST nhà thầu: qua mạng (trực tuyến) và trực tiếp tại cơ quan thuế, giúp tiết kiệm thời gian và tránh phạt hành chính từ 1-7 triệu đồng. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng phương thức, bao gồm quy trình, hồ sơ cần thiết và những lưu ý quan trọng.

Thời hạn đăng ký MST nhà thầu trực tiếp & nộp thay thuế nhà thầu

Tuân thủ đúng thời hạn đăng ký MST nhà thầu là yêu cầu quan trọng trong quản lý thuế. Thời hạn này được quy định rõ ràng trong các văn bản pháp luật và áp dụng khác nhau tùy theo đối tượng thực hiện đăng ký.

Thời hạn đăng ký đối với nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài đăng ký trực tiếp

Theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, nhà thầu nước ngoài phải hoàn thành thủ tục đăng ký MST trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ:

  • Ngày ký hợp đồng với bên Việt Nam
  • Hoặc ngày phát sinh nghĩa vụ thuế tại Việt Nam (nếu không có hợp đồng)

Thời hạn này được tính theo ngày làm việc (không bao gồm ngày nghỉ, ngày lễ theo quy định). Việc không tuân thủ thời hạn này sẽ dẫn đến các chế tài xử phạt vi phạm hành chính về thuế, mức phạt từ 1-5 triệu đồng tùy theo thời gian chậm nộp.

Thời hạn đăng ký trong trường hợp bên Việt Nam khấu trừ, nộp thay thuế nhà thầu

Khi bên Việt Nam chịu trách nhiệm khấu trừ và nộp thay thuế cho nhà thầu nước ngoài, thời hạn đăng ký MST cũng là 10 ngày làm việc nhưng được tính từ thời điểm:

  • Ngày ký hợp đồng với nhà thầu nước ngoài
  • Hoặc ngày phát sinh nghĩa vụ khấu trừ và nộp thay thuế

Bên Việt Nam chịu trách nhiệm pháp lý về việc đăng ký đúng hạn. Nghĩa vụ khấu trừ thường phát sinh khi thực hiện thanh toán cho nhà thầu nước ngoài. Cơ sở pháp lý cho quy định này được nêu rõ trong Thông tư 80/2021/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn của Tổng cục Thuế.

Hướng dẫn các cách đăng ký MST nhà thầu

Việc đăng ký MST nhà thầu có thể thực hiện qua hai phương thức: trực tuyến và trực tiếp. Mỗi phương thức có ưu điểm riêng và áp dụng cho đối tượng cụ thể. Phương thức trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian, giảm thủ tục hành chính, trong khi phương thức trực tiếp áp dụng bắt buộc cho nhà thầu nước ngoài.

Thủ tục đăng ký MST nhà thầu qua mạng (online)

Phương thức đăng ký trực tuyến mang lại nhiều tiện ích như: rút ngắn thời gian xử lý, giảm chi phí đi lại, theo dõi trạng thái hồ sơ dễ dàng. Tuy nhiên, phương thức này chỉ áp dụng cho đối tượng cụ thể theo quy định của pháp luật.

Đối tượng và điều kiện thực hiện online

Theo Thông tư 105/2020/TT-BTC và Thông tư 86/2024/TT-BTC, chỉ bên Việt Nam nộp thay thuế cho nhà thầu nước ngoài mới được đăng ký MST nhà thầu qua mạng. Cụ thể:

  • Tổ chức, cá nhân Việt Nam ký hợp đồng với nhà thầu nước ngoài
  • Bên Việt Nam chịu trách nhiệm khấu trừ và nộp thay thuế nhà thầu
  • Đã có tài khoản giao dịch thuế điện tử
  • Sở hữu chữ ký số hợp pháp để ký các tài liệu điện tử

Nhà thầu nước ngoài không được phép đăng ký MST qua mạng mà phải thực hiện đăng ký trực tiếp tại cơ quan thuế. Đây là quy định bắt buộc nhằm đảm bảo tính xác thực của thông tin và tuân thủ quy định về quản lý thuế đối với nhà thầu nước ngoài.

Hồ sơ đăng ký online đối với bên nộp thay

Bên Việt Nam khi đăng ký MST nhà thầu online cần chuẩn bị hồ sơ điện tử gồm:

  • Tờ khai đăng ký thuế mẫu 04.1-ĐK-TCT (dành cho bên Việt Nam nộp thay)
  • Bảng kê các hợp đồng nhà thầu (mẫu 04.1-ĐK-TCT-BK) liệt kê chi tiết:
    • Thông tin về nhà thầu nước ngoài
    • Số hợp đồng, ngày ký
    • Giá trị hợp đồng
    • Thời hạn thực hiện
  • Bản scan hợp đồng đã ký với nhà thầu nước ngoài (định dạng PDF)
  • Các tài liệu liên quan khác (nếu có)

Tất cả tài liệu điện tử phải được ký số hợp lệ trước khi nộp qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. File PDF không được mã hóa hoặc đặt mật khẩu, dung lượng không vượt quá 5MB/file và tổng dung lượng không quá 20MB/lần gửi.

Các bước đăng ký MST nhà thầu qua mạng

  1. Truy cập Cổng thông tin điện tử: Đăng nhập vào trang thuedientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản giao dịch thuế điện tử đã được cấp
  2. Chọn dịch vụ đăng ký MST: Tại menu “Đăng ký thuế”, chọn “Đăng ký thuế nhà thầu”
  3. Khai thông tin trên tờ khai:
    • Điền đầy đủ thông tin về nhà thầu nước ngoài
    • Nhập chi tiết thông tin hợp đồng
    • Kiểm tra kỹ thông tin trước khi lưu
  4. Đính kèm hồ sơ: Tải lên bản scan hợp đồng và các tài liệu kèm theo
  5. Ký số và nộp hồ sơ: Sử dụng chữ ký số để ký tờ khai và gửi hồ sơ
  6. Theo dõi trạng thái: Kiểm tra tình trạng xử lý hồ sơ tại mục “Tra cứu” hoặc “Quản lý hồ sơ”
  7. Nhận kết quả: Sau 1-3 ngày làm việc, kết quả sẽ được thông báo qua email hoặc tài khoản thuế điện tử

Khi gặp lỗi kỹ thuật như: không đăng nhập được, lỗi hệ thống, hoặc không tải được file, hãy liên hệ bộ phận hỗ trợ của Tổng cục Thuế qua số hotline 1900 888 982 hoặc email: hotrothuedientu@gdt.gov.vn.

Thủ tục đăng ký MST nhà thầu trực tiếp tại Chi cục Thuế

Phương thức đăng ký trực tiếp là bắt buộc đối với nhà thầu nước ngoài tự đăng ký MST. Thủ tục này được thực hiện tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp địa bàn nơi nhà thầu thực hiện hợp đồng hoặc có hoạt động kinh doanh.

Đối tượng thực hiện đăng ký trực tiếp

Đối tượng bắt buộc đăng ký MST trực tiếp bao gồm:

  • Nhà thầu nước ngoài tự đăng ký thuế (không thông qua bên Việt Nam)
  • Nhà thầu phụ nước ngoài có phát sinh nghĩa vụ thuế tại Việt Nam
  • Tổ chức, cá nhân nước ngoài có hoạt động kinh doanh tại Việt Nam không theo hình thức nhà thầu

Việc bắt buộc đăng ký trực tiếp đối với nhà thầu nước ngoài dựa trên quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC và Luật Quản lý thuế. Yêu cầu này nhằm đảm bảo tính xác thực của thông tin và thuận tiện cho công tác quản lý thuế đối với đối tượng không cư trú.

Hồ sơ đăng ký MST nhà thầu trực tiếp

Hồ sơ đăng ký MST nhà thầu trực tiếp bao gồm:

  • Tờ khai đăng ký thuế mẫu 04/ĐK-TCT (dành cho nhà thầu nước ngoài)
  • Bảng kê hợp đồng nhà thầu, liệt kê đầy đủ:
    • Thông tin về bên Việt Nam ký hợp đồng
    • Số hợp đồng, ngày ký
    • Giá trị hợp đồng
    • Thời hạn thực hiện
  • Bản sao hợp đồng với bên Việt Nam
  • Bản sao giấy chứng nhận đăng ký văn phòng điều hành (nếu có)
  • Bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật

Theo quy định mới nhất, các bản sao không cần chứng thực, nhưng phải xuất trình bản chính để đối chiếu khi nộp hồ sơ. Hồ sơ có thể lập bằng tiếng Anh, nhưng cần có bản dịch công chứng sang tiếng Việt kèm theo.

Đăng ký MST nhà thầu giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật thuế Việt Nam một cách nhanh chóng. Với phương thức trực tuyến (1-3 ngày) hoặc trực tiếp (3-5 ngày), bạn có thể hoàn thành thủ tục dễ dàng nếu chuẩn bị hồ sơ đầy đủ. Bắt đầu đăng ký MST ngay tại thuedientu.gdt.gov.vn hoặc liên hệ Indochina Link Việt Nam để được tư vấn miễn phí

Các câu hỏi thường gặp

Ai là đối tượng phải đăng ký mã số thuế nhà thầu?

Trả lời:

  • Nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài có ký hợp đồng với bên Việt Nam
  • Tổ chức, cá nhân nước ngoài có phát sinh thu nhập chịu thuế tại Việt Nam
  • Bên Việt Nam ký hợp đồng với nhà thầu nước ngoài và khấu trừ, nộp thay thuế

Ví dụ: Công ty A tại Singapore ký hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn cho Công ty B tại Việt Nam. Công ty A (nhà thầu nước ngoài) phải đăng ký MST nhà thầu. Hoặc nếu Công ty B chịu trách nhiệm nộp thay thuế, Công ty B sẽ đăng ký MST nhà thầu cho Công ty A.

Trả lời:

Không. Phương thức đăng ký trực tuyến chỉ áp dụng cho tổ chức, cá nhân Việt Nam nộp thay thuế cho nhà thầu nước ngoài. Quy định này được nêu rõ tại Thông tư 105/2020/TT-BTC và Thông tư 86/2024/TT-BTC.

Nhà thầu nước ngoài bắt buộc phải đăng ký MST trực tiếp tại cơ quan thuế địa phương nơi thực hiện hợp đồng. Tuy nhiên, nhà thầu nước ngoài có thể ủy quyền cho đại diện tại Việt Nam thực hiện thủ tục đăng ký trực tiếp thay mình.

Trả lời: 

Việc quá hạn đăng ký MST nhà thầu sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP:

  • Chậm từ 1-10 ngày: Phạt cảnh cáo
  • Chậm từ 10-20 ngày: Phạt tiền từ 1-2 triệu đồng
  • Chậm từ 20-30 ngày: Phạt tiền từ 2-3 triệu đồng
  • Chậm từ 30-90 ngày: Phạt tiền từ 3-5 triệu đồng
  • Chậm trên 90 ngày: Phạt tiền từ 5-7 triệu đồng

Ngoài ra, cơ quan thuế có thể áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả như: buộc đăng ký MST, truy thu thuế, tính tiền chậm nộp và xử lý các vấn đề liên quan đến hóa đơn đã phát hành (nếu có).